Gebruiksreglement Sint-Franciscuskerk
Dit gaat om een tijdelijk verhuurreglement voor het gebruik van de Sint-Franciscuskerk in haar huidige staat, zonder theater-technische of andere voorzieningen.
Deze kerk kan vanaf 1 september 2019 door socio-culturele verenigingen gehuurd worden.
Artikel C1: Voorwerp van het gebruik
De Sint-Franciscuskerk beschikt over een ruimte van 26m x 13,45m. Het speelvlak is maximum 5m x 13,45m. Daarvan zijn er aan de voorkant 1,27m en aan de rechterzijde 1,90m trappen. De hoogte van de kerk is 9,30 m tot aan de metalen staven.
Op heden mogen er maximum 180 personen aanwezig zijn. Dit zowel zittend als staand (informatie hierover kan opgevraagd worden bij nicolas.keygnaert@menen.be of op het nummer 056/51 58 91).
De kerk wordt momenteel enkel verhuurd in haar huidige vorm. Enkel het schip en koor kunnen gehuurd worden, de sacristie en weekkapel zijn optioneel in overleg extra te huren. In een volgende fase zullen in deze ruimte maximum 350 personen comfortabel kunnen plaatsnemen op stoelen. Staand mogen er dan maximum 650 personen aanwezig zijn. De kerk beschikt over 350 kerkstoelen. Deze mogen door de huurder verplaatst worden, om bijvoorbeeld eigen meubilair te plaatsen, maar dienen na de activiteit terug in hun oorspronkelijke positie geplaatst te worden (zie foto en plan).
Opgelet: er zijn geen sanitaire voorzieningen aanwezig. Deze kunnen eventueel door de organisator gehuurd worden bij een gespecialiseerd bedrijf en na aanvraag bij het Stadsbestuur (via het indienen van een evenementenformulier op de website www.menen.be/evenementenformulier-en-aanvraag-feestmateriaal) op de parking van de Sint-Franciscuskerk voorzien worden.
Bijkomend meubilair dient eveneens door de organisator zelf gehuurd te worden. Dit kan bij het Stadsbestuur (via het indienen van een formulier aanvraag feestmateriaal op de website www.menen.be/evenementenformulier-en-aanvraag-feestmateriaal).
Indien het om een podiumactiviteit gaat, dient de huurder zelf voor extra elektrische voorzieningen te zorgen.
In de kerk is er geen verduistering aanwezig. Deze kan eventueel met eigen middelen geplaatst worden mits toestemming van v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen.
SPECIALE VOORSCHRIFTEN
Artikel C2: Gebruik van de kerk
v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen voorziet een minimale omkadering. De huur van de kerk is enkel mogelijk voor evenementen zonder technische ondersteuning van v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen. De organisator moet zelf in staan voor de PA, techniek, huur stoelen, tafels, toiletten, … De organisator kan geen materiaal van v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen gebruiken.
Artikel C3: Tentoonstellingen
Voor alle tentoonstellingen, georganiseerd in de Sint-Franciscuskerk, dient de organisator zelf voor de nodige materialen als panelen, spots e.d. te zorgen. Dit kan bij de Provinciale Uitleendienst (www.west-vlaanderen.be/vrije-tijd-en-toerisme/uitleendienst-van-de-provincie).
De organisator is zelf verantwoordelijk voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen.
De exposant staat zelf in voor toezicht, kosten van publiciteit en receptie naar aanleiding van deze tentoonstelling.
Artikel C4: Drankverbruik
Bij activiteiten met drankverbruik dient de organisator zelf voor een bar te zorgen. De brouwer is door de organisator vrij te kiezen.
HUURPRIJZEN
Meense verenigingen: € 50 per dag - € 25 per extra opeenvolgende dag
Niet-Meense verenigingen: € 200 per dag - € 100 per extra opeenvolgende dag
Artikel C5: Schriftelijke aanvraag
Elke vereniging die in de Sint-Franciscuskerk een activiteit wenst te organiseren, sluit daartoe een overeenkomst af.
Dit dient ten laatste 1 maand voor de activiteit schriftelijk en aan de hand van het daartoe bestemde aanvraagformulier gericht te worden aan v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen.
Een optie kan door ons geannuleerd worden wanneer de aanvraagformulieren niet binnen zijn op het secretariaat tegen de vooropgestelde datum.
Laattijdige aanvragen kunnen mits bespreking met de directeur nog aanvaard worden.
Artikel C6: Aanvraagformulier
De overeenkomst komt tot stand vanaf het ogenblik dat de aanvraag door v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen is goedgekeurd. Daartoe wordt één exemplaar, namens v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen ondertekend, naar de betrokken persoon of vereniging teruggestuurd.
Door het afsluiten van de overeenkomst heeft de aanvrager t.a.v. v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen recht op:
- het gebruik van de contractueel aangeduide accommodatie;
- verlichting en verwarming van de gebruikte ruimtes, tenzij anders overeengekomen;
- het poetsen van de gebruikte ruimtes.
Door het afsluiten van de overeenkomst verbindt de aanvrager zich t.a.v. v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen:
- de voorziene vergoeding te betalen;
- organisatoren buiten de entiteit Menen moeten vooraf betalen;
- in te staan voor het gaaf houden van voornoemde lokalen en uitrusting en de schade aangericht door hemzelf, zijn aangestelden, de deelnemers aan ingerichte activiteit, en/of diefstal te vergoeden. De huurder moet zelf oordelen of hij een verzekering afsluit tegen dat risico, maar in bepaalde gevallen kan v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen naast een waarborg(som) een dergelijke verzekering eisen;
- de accommodatie na gebruik in een nette staat achter te laten;
- de accommodatie enkel te gebruiken voor het overeengekomen doel;
- zich in orde te stellen inzake betaling van auteursrechten, gemeentelijke en provinciale belastingen;
- zich te voegen naar de geldende politiereglementen en veiligheidsvoorschriften (rookverbod, leeftijdsgrens, sluitingsuur) ;
- onmiddellijk na de activiteit alle door hemzelf meegebrachte voorwerpen die niet tot het patrimonium van de Sint-Franciscuskerk behoren te verwijderen, behoudens overeengekomen afwijkingen.
Betwistingen omtrent het contract zullen zoveel mogelijk in der minne tussen de partijen geregeld worden. Bij eventuele rechtsgeschillen zijn enkel de rechtbanken van het rechtsgebied Kortrijk bevoegd.
Artikel C7 Optie
Alle gebruikers kunnen voor het huren van de accommodatie maximum 12 maanden op voorhand een optie nemen. Indien na verloop van 1 maand de optie niet schriftelijk bevestigd wordt door het invullen van een gebruiksovereenkomst en het betalen van de verschuldigde vergoeding, wordt deze geannuleerd.
Enkel na betaling en ondertekenen van de gebruiksovereenkomst is de gevraagde reservatie definitief.
Wie het verschuldigd bedrag voor een bepaalde activiteit of een als serie geplande activiteit niet betaald heeft wordt elk verder initiatief ontzegd.
Artikel C8 Annulatie
De v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen moet tijdig en schriftelijk in kennis gesteld worden van het niet gebruik maken van de accommodatie.
Tijdig wil zeggen: 1 maand voor de datum van de geplande activiteit(en).
De annulatiekosten bedragen:
- 10 % van de huurprijs bij tijdig verwittigen;
- 50 % van de huurprijs bij niet-tijdig verwittigen.
- 100 % van de huurprijs indien de annulatie pas in de loop van de laatste week gebeurt.
Artikel C9
De accommodatie kan op alle dagen gehuurd worden. De activiteiten van v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger blijven in eerste instantie voorrang hebben op gelijk welke reservatie.
Artikel C10
Vaste wekelijkse of periodieke verhuringen van erkende en/of betoelaagde verenigingen worden enkel toegestaan na onderling overleg en na het bepalen van een aangepaste tarifering.
Artikel C11
Wanneer de accommodatie reeds is toegezegd, behoudt v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger zich steeds het recht voor om, naar aanleiding van uitzonderlijke of andere bijzondere gelegenheden waarbij het gebruik van de accommodatie onontbeerlijk is, deze in gebruik te nemen, zonder recht op schadevergoeding voor de gebruiker. (bv. in functie van nood-rampenplanning)
Indien mogelijk zal een andere datum toegewezen worden aan deze gebruiker. Indien dit niet mogelijk is, zal het bedrag van de huur van de dag waarop de accommodatie niet gebruikt werd, door de verhuurder terugbetaald worden of in mindering gebracht worden met een latere rekening.
Artikel C12: Ingebruikname van de zaal
Voor een eendaagse activiteit heeft de gebruiker toegang tot de accommodatie op de gereserveerde datum en uur.
Tegen uiterlijk dezelfde dag en opgegeven uur, dient de kerk verlaten te worden, mits deze opgeruimd wordt en alle ter plaatste gebrachte materieel opnieuw weggenomen wordt.
Afwijkingen op deze toegangsuren kunnen, na afspraak met de verhuurder, eventueel toegestaan worden indien het gebruik van de accommodatie voor andere huurders geen belemmering wordt.
Artikel C13: Publiciteit
Publiciteit maken voor activiteiten in de Sint-Franciscuskerk kan enkel op de voorziene prikborden achteraan de kerk en dient na de activiteit opnieuw verwijderd te worden.
Artikel C14: Kaartenverkoop
Het is verboden meer mensen dan het aantal beschikbare plaatsen toe te laten.
Toegangskaarten dienen minstens drie weken vooraf beschikbaar te zijn bij de onthaaldienst van v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen indien de affiche plaatsbespreking in het centrum vermeldt.
Hiervoor wordt 10 % van de op de toegangskaarten vermelde prijs aangerekend.
Het is de organisator(en) toegelaten, in afspraak met v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen zelf voor het onthaal, de verkoop van de kaarten en de controle bij de toegang in te staan.
De directie is niet verantwoordelijk voor plaatsbespreking die niet door de diensten van v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen werd gedaan.
Het personeel van v.z.w. Cultuurcentrum De Steiger Menen en de leden van de Raad van Bestuur hebben steeds het recht, op vertoon van hun legitimatiekaart, om de vertoningen in de Sint-Franciscuskerk gratis bij te wonen. Ze dienen echter te reserveren wanneer dit nodig geacht wordt.
